พนักงานออกแล้ว ลบแฟ้มเงินเดือนได้เลยไหม? HR ต้องแยกอายุเก็บทะเบียนกับหลักฐานจ่ายเงิน

พนักงานออกแล้ว ลบแฟ้มเงินเดือนได้เลยไหม? HR ต้องแยกอายุเก็บทะเบียนกับหลักฐานจ่ายเงิน

กรณีสมมติ: บริษัทเปลี่ยนผู้ให้บริการเงินเดือนและขอให้ลบข้อมูลของพนักงานที่ออกแล้วทั้งหมด ต่อมามีคำร้องเรื่อง OT แต่แฟ้มเวลาทำงานและหลักฐานโอนถูกลบตามสถานะพ้นงาน จึงต้องไล่หาข้อมูลจากหลายฝ่ายโดยไม่มีชุดที่ครบ

การเก็บเอกสารลูกจ้างต้องแยกทะเบียนออกจากเอกสารการจ่ายเงิน มาตรา115กำหนดจุดเริ่มนับระยะเวลาเก็บต่างกัน และมีเงื่อนไขเมื่อเกิดคำร้องหรือข้อพิพาท การลบทุกอย่างพร้อมปิดบัญชีผู้ใช้งานจึงเสี่ยงทำให้หลักฐานหายก่อนหมดหน้าที่

เรื่องนี้เป็นส่วนหนึ่งของการ ออกแบบสัญญาจ้างและข้อบังคับการทำงาน ให้ตรงกับการใช้งานของ HR บทความนี้พิจารณากิจการเอกชนที่อยู่ในบังคับกฎหมายคุ้มครองแรงงาน หากเป็นงานที่มีกฎหมายเฉพาะต้องตรวจเงื่อนไขของงานนั้นเพิ่ม

ความเข้าใจที่ควรแก้ก่อนใช้เอกสาร

พ้นงานแล้วไม่มีเหตุเก็บข้อมูลอีก

ยังมีหน้าที่เก็บตามกฎหมายและเหตุที่ต้องใช้พิสูจน์สิทธิ ควรจำกัดการเข้าถึงแทนการลบทันที

สองปีเริ่มนับวันเดียวกันทุกแฟ้ม

ทะเบียนกับเอกสารจ่ายเงินมีจุดเริ่มนับต่างกัน ต้องแยกรายการในตารางอายุเก็บ

ฝากผู้ให้บริการไว้ก็พ้นหน้าที่บริษัท

ต้องตรวจว่านายจ้างยังเรียกดูและนำหลักฐานออกมาใช้ได้ การจ้างระบบไม่ทำให้หน้าที่ของนายจ้างหายไป

เก็บเอกสารลูกจ้างต้องเริ่มจากแยกทะเบียนกับการจ่ายเงิน

มาตรา112ให้ผู้มีลูกจ้างตั้งแต่สิบคนขึ้นไปจัดทำทะเบียนภาษาไทยภายใน15วันนับแต่ลูกจ้างเข้าทำงาน และมาตรา113ระบุข้อมูลขั้นต่ำ เช่น วันเริ่มจ้าง ตำแหน่ง อัตราค่าจ้างและวันสิ้นสุดการจ้าง ควรเก็บให้แก้ไขข้อมูลได้ตามกำหนดเมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลง

มาตรา114เกี่ยวกับเอกสารจ่ายเงินของนายจ้างที่มีลูกจ้างรวมกันตั้งแต่สิบคนขึ้นไป ครอบคลุมวันเวลา อัตราและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง ไม่ใช่สลิปสรุปยอดสุทธิเพียงใบเดียวเสมอไป ต้องตรวจว่าชุดข้อมูลรวมกันตอบรายการตามกฎหมายได้หรือไม่

สองปีเริ่มนับต่างกันตามมาตรา115

ทะเบียนลูกจ้างใช้วันสิ้นสุดการจ้างของแต่ละรายเป็นจุดเริ่มนับไม่น้อยกว่าสองปี ส่วนเอกสารจ่ายค่าจ้าง ค่าล่วงเวลา ค่าทำงานในวันหยุดและค่าล่วงเวลาในวันหยุด เริ่มนับไม่น้อยกว่าสองปีจากวันจ่ายเงินนั้น

บริษัทควรมีตารางชนิดเอกสาร วันที่ใช้เริ่มนับ ผู้ดูแล และเหตุที่ยังไม่ทำลาย แทนคำสั่งรวมว่าข้อมูลพนักงานออกเก็บสองปี หากมีหน้าที่ภาษี บัญชี หรือกฎหมายอื่นใช้กับบางเอกสาร ต้องให้ผู้รับผิดชอบตรวจเพิ่มเติมก่อนกำหนดวันลบจริง

มีคำร้องหรือคดีแล้ว อย่าให้ระบบลบตามรอบอัตโนมัติ

มาตรา115ระบุกรณีคำร้องตามหมวด12 ข้อพิพาทแรงงานตามกฎหมายแรงงานสัมพันธ์ หรือคดีแรงงาน ให้เก็บทะเบียนและเอกสารเกี่ยวกับการจ่ายเงินที่ระบุจนมีคำสั่งหรือคำพิพากษาถึงที่สุด บริษัทจึงต้องมีทางแจ้งผู้เก็บเอกสารให้หยุดการทำลายเมื่อเกิดเหตุ

การเก็บต่อควรครอบคลุมหลักฐานที่เกี่ยวข้องและรักษาต้นฉบับ ไม่แต่งข้อมูลที่หายให้ดูเหมือนมีมาตลอด หากพบข้อผิดพลาดให้บันทึกการแก้และเหตุผลต่างหาก พร้อมรักษาข้อมูลเดิมเพื่อให้ตรวจเส้นทางได้

ย้ายผู้ให้บริการต้องทดสอบการนำข้อมูลออกก่อนปิดระบบ

ก่อนยกเลิกบริการเงินเดือน ให้ขอตัวอย่างข้อมูลที่ส่งออกแล้วตรวจว่าเปิดอ่านได้ มีรายละเอียดอัตราและเวลา พร้อมหลักฐานจ่ายเงินที่เชื่อมกับบุคคลและงวดนั้นได้ การได้ไฟล์สำรองที่ต้องใช้โปรแกรมซึ่งเลิกสิทธิแล้วอาจไม่ช่วยเมื่อจำเป็นต้องตรวจ

แยกสิทธิของอดีตพนักงานในการเข้าระบบออกจากสิทธิของผู้ดูแลเอกสาร บริษัทอาจปิดบัญชีผู้ใช้โดยยังเก็บหลักฐานตามเหตุจำเป็นผ่านผู้มีหน้าที่ได้ ควรกำหนดผู้อนุมัติการเปิดดูและการส่งออก ไม่ให้ทุกคนค้นข้อมูลเงินเดือนย้อนหลังได้โดยไม่มีเหตุ

✅ Checklist สำหรับ HR และผู้มีอำนาจอนุมัติ

ข้อโต้แย้งที่ควรเตรียมคำตอบ

เก็บไว้ขัดหลักคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเสมอ

ต้องตรวจฐานและความจำเป็นในการเก็บตามหน้าที่กฎหมาย พร้อมจำกัดการใช้ ไม่ใช่เลือกระหว่างเก็บทุกอย่างตลอดไปกับลบทันที

มีสลิปโอนยอดเดียวพอแล้ว

มาตรา114ยอมรับหลักฐานโอนตามเงื่อนไข แต่ยังต้องจัดข้อมูลที่อธิบายรายการและสิทธิได้ครบ

ผู้ให้บริการรับผิดชอบทั้งหมด

บริษัทควรตรวจสัญญาบริการและทางเข้าถึงข้อมูล ไม่ใช้คำรับปากแทนการทดสอบไฟล์จริง

ก่อนเปลี่ยนเอกสาร ให้ทำตามลำดับนี้

1. ทำรายการชนิดเอกสารและระบบที่จัดเก็บ

2. กำหนดฐานวันเริ่มนับของทะเบียนและรายการจ่ายเงิน

3. ตรวจข้อพิพาทและหน้าที่กฎหมายอื่นก่อนลบ

4. ทดสอบส่งออกและกู้เปิดแฟ้มตัวอย่าง

5. กำหนดสิทธิเข้าถึงและผู้สั่งระงับการทำลาย

6. บันทึกการเก็บหรือทำลายตามเกณฑ์ที่ตรวจแล้ว

จุดที่ควรให้ทนายตรวจเป็นรายกรณี

• ลบทุกแฟ้มทันทีที่เปลี่ยนสถานะพ้นงาน

• เก็บเพียงภาพยอดเงินโดยไม่มีรายละเอียดงวด

• ข้อมูลอยู่กับผู้ให้บริการที่ไม่ยอมส่งออก

• ระบบยังลบอัตโนมัติแม้มีคำร้องแล้ว

• เจ้าหน้าที่แก้ไฟล์เก่าทับโดยไม่มีประวัติ

ไทยธนาช่วยตรวจตรงไหนได้บ้าง

ไทยธนาช่วยตรวจข้อบังคับ ขั้นตอนพ้นสภาพ และข้อกำหนดเอกสาร HR ให้เชื่อมกับหน้าที่เก็บหลักฐาน หากมีคดีหรือคำร้องจะช่วยระบุชุดเอกสารที่เกี่ยวข้องเพื่อประสานผู้ดูแลระบบ โดยไม่กำหนดการเก็บทุกข้อมูลตลอดไปแบบไม่มีเหตุจำเป็น

❓ คำถามที่พบบ่อย

จุดเริ่มต้นที่นำกลับไปใช้ได้

ก่อนสั่งลบแฟ้มของอดีตพนักงาน ให้ลองเรียกข้อมูลหนึ่งงวดขึ้นมาตอบว่าใครทำงานเมื่อใด ได้เงินประเภทใด และจ่ายเมื่อไร หากตอบไม่ได้ การมีไฟล์จำนวนมากก็ยังไม่พอ ควรแก้การเชื่อมข้อมูลและกำหนดอายุเก็บก่อนย้ายระบบรอบถัดไป

แหล่งกฎหมายประกอบ

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน พ.ศ.2541 และที่แก้ไขถึงฉบับที่7 เฉพาะมาตราที่อ้าง

ตรวจแหล่งกฎหมายที่เกี่ยวข้องวันที่21 ตุลาคม2569 เพื่อจัดทำบทความล่วงหน้า

บทความนี้เป็นข้อมูลกฎหมายทั่วไป ไม่ใช่คำวินิจฉัยเฉพาะคดี เพราะแต่ละกรณีต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานประกอบ