สัญญา WFH ค่าอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตใครจ่าย? เขียนข้อตกลงอย่างไรให้เบิกได้ตรงกัน

สัญญา WFH ค่าอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตใครจ่าย? เขียนข้อตกลงอย่างไรให้เบิกได้ตรงกัน

กรณีสมมติ: บริษัทให้ผู้จัดการทำงานที่บ้านสามวันต่อสัปดาห์ แต่ไม่ได้ตกลงเรื่องอุปกรณ์ เมื่อเครื่องส่วนตัวเสีย ผู้จัดการซื้อเครื่องใหม่และยื่นเบิก ฝ่ายบัญชีตอบว่าไม่เคยอนุมัติ ขณะที่หัวหน้าบอกว่าใช้เครื่องอะไรก็ได้ ขอให้งานเสร็จ ความเห็นไม่ตรงกันเริ่มจากข้อตกลงที่เว้นเรื่องค่าใช้จ่ายไว้

สัญญา WFH ควรทำให้ตอบได้ว่าอุปกรณ์ใดบริษัทจัดให้ ค่าใช้จ่ายใดเบิกได้ และกรณีเร่งด่วนต้องติดต่อใคร มาตรา 23/1 วางกรอบให้ตกลงเรื่องภาระจัดหาเครื่องมือและค่าใช้จ่ายที่จำเป็นจากการทำงาน แต่ไม่ได้กำหนดอัตราค่าอินเทอร์เน็ตตายตัวสำหรับทุกบริษัท

การจัดข้อตกลงนี้ควรเชื่อมกับ สัญญาจ้างและข้อบังคับการทำงานขององค์กร เพื่อให้หัวหน้า ฝ่ายบัญชี และพนักงานอ่านเอกสารชุดเดียวกันแล้วเบิกได้ตรงกัน บทความนี้เน้นค่าใช้จ่ายและอุปกรณ์ ไม่ใช่การคำนวณ OT หรือภาษีของเงินแต่ละประเภท

ความเข้าใจที่ควรแยกให้ชัด

อนุญาต WFH ในแชตแล้วไม่ต้องทำรายละเอียดอีก

ต้องตรวจว่าเนื้อหาที่ตกลงถูกจัดเก็บและนำกลับมาใช้ได้ตามมาตรา 23/1 หรือไม่ คำอนุญาตสั้น ๆ อาจไม่ตอบเรื่องภาระค่าใช้จ่ายที่กำลังพิพาท

กฎหมายบังคับจ่ายค่าเน็ตเท่ากันทุกบริษัท

มาตรา 23/1 ไม่กำหนดยอดตายตัว ต้องดูข้อตกลงเดิมและรายการค่าใช้จ่ายที่จำเป็นจริง ไม่หยิบตัวเลขจากบริษัทอื่นมาอ้างเป็นอัตรากฎหมาย

ซื้อของเพื่อทำงานทุกอย่างแล้วต้องเบิกได้

ความจำเป็นของงาน รายการที่ตกลง และอำนาจอนุมัติต้องตรวจร่วมกัน ควรมีช่องทางขออนุมัติก่อนซื้อและวิธีรับเหตุเร่งด่วน

บริษัทจ่ายเงินให้จึงเป็นเจ้าของอุปกรณ์เสมอ

ต้องดูว่าจ่ายเพื่อซื้อทรัพย์สินของบริษัท ชดเชยค่าใช้เครื่องส่วนตัว หรือเป็นสวัสดิการ ถ้อยคำและหลักฐานส่งมอบต้องสอดคล้องกัน

สัญญา WFH ต้องแยกหน้าที่ตามกฎหมายกับเงื่อนไขที่ตกลงเพิ่ม

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 8) พ.ศ. 2566 เพิ่มมาตรา 23/1 ให้มีกรอบการตกลงนำงานไปทำที่บ้านหรือทำผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศนอกสำนักงาน โดยให้นายจ้างจัดทำข้อตกลงเป็นหนังสือหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ตามเงื่อนไขในมาตรา

รายการเรื่องค่าใช้จ่ายอยู่ในรายละเอียดที่อาจตกลงกันได้ จึงไม่ควรเขียนว่ากฎหมายบังคับให้ใช้แบบฟอร์มของบทความนี้ หรือบริษัทต้องจ่ายค่าไฟทุกบาทเสมอ ต้องตรวจข้อตกลง ภาระงาน และสิทธิที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงของกิจการ

ลูกจ้าง WFH มีสิทธิเช่นเดียวกับผู้ทำงานในสำนักงาน

เริ่มจากรายการอุปกรณ์ ไม่ใช่เริ่มจากวงเงินเบิก

แจกแจงอุปกรณ์ที่งานต้องใช้ แล้วระบุผู้จัดหาแต่ละรายการให้ชัด รวมถึงผู้ดูแลเมื่อเสียหายหรือจบ WFH

กรณีบริษัทให้ยืม ควรมีข้อมูลประจำเครื่อง สภาพตอนรับ และช่องทางแจ้งซ่อม ส่วนการซื้อแล้วเบิกควรระบุชื่อผู้ซื้อในเอกสาร หลักฐานที่ต้องส่ง และผู้รับกรรมสิทธิ์ให้ชัด การเขียนทุกกรณีว่าเป็นค่าอุปกรณ์อย่างเดียวอาจทำให้บัญชีกับพนักงานเข้าใจคนละอย่าง

กรณีใช้เครื่องส่วนตัว ให้ผู้รับผิดชอบตรวจขอบเขตติดตั้งโปรแกรมและแยกข้อมูลงาน ไม่อนุญาตเข้าถึงข้อมูลส่วนตัวทั้งหมดด้วยเงื่อนไขกว้าง ๆ

ค่าอินเทอร์เน็ตและค่าไฟ ควรระบุฐานคิดให้ตรวจได้

บริษัทอาจพิจารณาจ่ายตามรายการที่ตกลงหรือกำหนดวงเงินที่เหมาะกับงาน แต่ต้องเขียนว่าครอบคลุมค่าอะไร ใช้กับช่วงใด และต้องแสดงหลักฐานแบบไหน หากใช้แพ็กเกจร่วมกับครัวเรือน ควรตกลงวิธีพิจารณาค่าใช้จ่ายส่วนที่เกี่ยวข้องกับงาน ไม่ปล่อยให้เจ้าหน้าที่บัญชีตั้งเกณฑ์ใหม่หลังยื่นเบิก

บทความนี้ไม่เสนอจำนวนเงินมาตรฐาน เพราะมาตรา 23/1 ไม่ได้กำหนดไว้ และยังต้องดูข้อตกลงที่บริษัทมีอยู่ หากเคยให้สิทธิชัดเจนแล้ว การลดหรือเลิกจ่ายต้องตรวจสภาพการจ้างและวิธีเปลี่ยนเงื่อนไข ไม่ถือว่าการย้ายข้อความไปไว้นโยบายใหม่ทำให้สิทธิเดิมหมดไป

ควรอ่าน ประเด็นเสี่ยงในสัญญาจ้างเกี่ยวกับ WFH และเงื่อนไขงาน ประกอบ โดยแยกคำถามว่าเงินรายการนั้นมีลักษณะทางกฎหมายอย่างไรออกจากชื่อที่ตั้งในระบบเบิก การเรียกว่าเบี้ยเลี้ยงหรือค่าชดเชยค่าใช้จ่ายอย่างเดียวไม่พอตัดสินทุกประเด็น

เครื่องเสียหรือเน็ตล่ม ต้องมีทางทำงานต่อที่ทำได้จริง

กำหนดช่องทางแจ้งเหตุ ผู้ประสานงาน และทางเลือกที่บริษัทอนุมัติ เช่น รับเครื่องสำรองหรือกลับเข้าออฟฟิศตามเงื่อนไขที่ตกลง การซื้อทดแทนเร่งด่วนควรมีผู้อนุมัติและหลักฐานที่ตามตรวจได้ โดยไม่บังคับให้พนักงานสำรองจ่ายยอดที่ไม่เคยตกลงเพียงเพราะงานต้องเสร็จ

อย่านับเหตุเครื่องเสียเป็นขาดงานทันที ต้องตรวจหน้าที่จัดหา การแจ้งเหตุ และทางเลือกทำงานก่อนพิจารณาทางวินัย

✅ Checklist ตรวจเอกสารก่อนใช้จริง

คำถามที่นายจ้างมักกังวล

เขียนละเอียดแล้วพนักงานจะขอเบิกมากขึ้น

กำหนดรายการและเหตุผลของค่าใช้จ่ายให้ชัดช่วยให้ตรวจคำขอได้ตรงกว่าเกณฑ์ที่ไม่เคยแจ้ง ไม่จำเป็นต้องเปิดรับค่าใช้จ่ายทุกชนิด

ทุกตำแหน่งควรได้วงเงินเท่ากัน

เริ่มจากความจำเป็นของงานและสิทธิที่ตกลงไว้ ความต่างควรมีเหตุผลที่อธิบายได้ ไม่กำหนดตามความชอบของผู้อนุมัติ

อยากปรับวงเงินได้ทันทีเมื่อบริษัทลดต้นทุน

ควรวางรอบทบทวนและขั้นตอนเปลี่ยนเงื่อนไขให้ชอบด้วยกฎหมาย ข้อสงวนสิทธิฝ่ายเดียวไม่ได้ตอบว่าลดสิทธิที่เป็นสภาพการจ้างได้ทุกกรณี

แนวทางปรับเอกสาร 6 ขั้นตอน

1. รวบรวมสัญญาหลัก ข้อตกลง WFH และใบเบิกที่เคยอนุมัติจริง

2. จัดรายการอุปกรณ์และค่าใช้จ่ายตามลักษณะงานของแต่ละกลุ่ม

3. เทียบสิทธิเดิมก่อนกำหนดผู้รับภาระหรือวงเงินใหม่

4. ร่างภาคผนวกเชื่อมกับนโยบายเบิก ระบุเวอร์ชันและผู้อนุมัติ

5. ทดลองกรณีซื้อใหม่ เครื่องเสีย และพนักงานทำงานแบบผสมในเดือนเดียว

6. สื่อสารและบันทึกข้อตกลงตามวิธีที่เหมาะสม เก็บหลักฐานที่นำกลับมาใช้ตรวจได้

สัญญาณที่ควรให้ทนายตรวจ

• นโยบายบอกว่าใช้ของส่วนตัว แต่หัวหน้ารับปากให้ซื้อแล้วมาเบิก

• ใบเบิกทุกใบถูกปฏิเสธเพราะไม่มีคู่มือที่ไม่เคยแจกให้พนักงาน

• บริษัทเรียกคืนเครื่องที่พนักงานเข้าใจว่าเป็นทรัพย์สินตนเอง

• ผู้จัดการเซ็นอนุมัติแต่บัญชีบอกว่าไม่มีอำนาจ

• แก้วงเงินย้อนหลังหลังลูกจ้างสำรองจ่ายตามที่อนุมัติแล้ว

ไทยธนาช่วยตรวจตรงไหนได้บ้าง

ไทยธนาช่วยตรวจและร่างภาคผนวก WFH ให้เชื่อมกับสัญญาหลักและนโยบายค่าใช้จ่าย โดยเริ่มจากวิธีทำงานและรายการเบิกจริง เพื่อระบุจุดที่ถ้อยคำยังเปิดให้เข้าใจต่างกัน การตรวจอาจต้องประสานฝ่ายบัญชีหรือ IT ในเรื่องที่อยู่นอกตัวสัญญา ก่อนเลือกว่าจะปรับนโยบายหรือทำข้อตกลงรายตำแหน่ง

❓ คำถามที่พบบ่อย

สิ่งที่เริ่มตรวจได้วันนี้

ก่อนเปิดรอบ WFH ถัดไป ลองให้ HR กับบัญชีตอบใบเบิกตัวอย่างเดียวกันโดยไม่ปรึกษากัน ถ้าคำตอบต่าง ให้ระบุว่าต่างเพราะวงเงิน อำนาจอนุมัติ หรือความเป็นเจ้าของอุปกรณ์ แล้วแก้ตรงจุดนั้นในเอกสาร การทดสอบจากใบเบิกจริงจะเห็นช่องว่างที่อ่านสัญญาอย่างเดียวอาจไม่พบ

แหล่งกฎหมายประกอบ

พระราชบัญญัติคุ้มครองแรงงาน (ฉบับที่ 8) พ.ศ. 2566 มาตรา 23/1 (สำเนาราชกิจจานุเบกษาบนเว็บไซต์กรมประชาสัมพันธ์)

ตรวจแหล่งกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ณ 21 ตุลาคม 2569

บทความนี้เป็นข้อมูลกฎหมายทั่วไป ไม่ใช่คำวินิจฉัยเฉพาะคดี เพราะแต่ละกรณีต้องพิจารณาจากข้อเท็จจริง เอกสาร และพยานหลักฐานประกอบ